Ledigt jobb: Administrativ assistent

Administrativ service är en intern serviceenhet som arbetar med flera olika arbetsområden. Som administratörer så jobbar vi med att ge service och support till kommunkoncernens verksamheter inom administration, post, telefoni, stadshusservice, konferens och mötesteknik. Att alltid ha våra medarbetare och medborgaren i fokus är utgångspunkten för vårt arbetssätt.

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår att hantera kommunens inkommande och utgående post, intern post, skanning av dokument och administration av passerkort och behörigheter. Hantera ärenden som inkommer via besök, telefon och e-post. Du kommer arbeta med ärenden i vårt ärendehanteringssystem Easit, hantera beställningar och ge support och stöd till användarna. Du kommer vidare att ge stöd till användare av konferens- och mötesteknik samt stöd vid möten i olika former.

Administration, dokumentation och uppföljning är en stor del i arbetet och det sker i flera IT-baserade verksamhets- och driftssystem. Du kommer att jobba med utveckling av stöd och hjälp via utbildningsmaterial i form av guider och inspelade filmer.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en lämplig utbildning för tjänsten, gärna med inriktning administration. Det är ett krav med tidigare yrkeserfarenhet inom administration. Vidare är det krav på tidigare vana från att jobba i IT-baserade verksamhetssystem och erfarenhet av att jobba med support både via besök och telefon samt via andra tekniska plattformar så som chatt och Teams.

För tjänsten behöver du ha mycket god datorvana samt mycket god vana av att arbeta i Office 365 med t.ex. Teams och Excel. Du ska ha erfarenhet av att jobba i CRM-system (ärendehanteringssystem).

Det är meriterande med följande erfarenheter:

• Arbetat med ärendehanteringssystemet Easit
• Jobbat med användarstöd, support och utbildning med videokonferenssystem och konferensutrustning

I tjänsten behövs en förmåga att samtidigt som du för samtal kunna söka upp och hantera information och data parallellt.

Som person är du självgående, tar ett stort ansvar för dina arbetsuppgifter och är en problemlösare som tycker om att arbeta med utveckling och förändring. Du är strukturerad och gillar ordning och reda och har ett positivt och lösningsinriktat arbetssätt. Du är bra på att uttrycka dig i tal och skrift på ett strukturerat och tydligt sätt. Vi arbetar aktivt med att ha ett professionellt och gott bemötande och vi söker dig som snabbt kan anpassa dig till förändrade förutsättningar. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet i urvalet till tjänsten.

Giltigt körkort, behörighet B, är ett krav.

Tjänsten är ett vikariat med start senast 1 maj till och med 28 februari 2027.

Bifoga CV och personligt brev med din ansökan.

Inspireras av hur det är att bo, leva och verka i Örnsköldsvik.

På konsult- och serviceförvaltningen ger vi förvaltningarna stöd och service inom våra områden fastighet, drift- och service, kost, IT samt administrativa stödtjänster.

I samband med intervju kommer vi att genomföra en identitetskontroll samt kontrollera medborgarskap. Godkända handlingar är pass, internationellt ID-kort, körkort + personbevis från Skatteverket eller annan ID-handling som styrker medborgarskap. För en del tjänster krävs uppvisande av utdrag ur polisens misstanke- och belastningsregister. Vi ser gärna språkkunskaper i finska och/eller någon av de samiska varieteterna då Örnsköldsviks kommun ingår i både finskt och samiskt förvaltningsområde.

I vår kommun är ett antal tjänster placerade i säkerhetsklass så säkerhetsprövning kan komma att ske. Dessa tjänster kräver svenskt medborgarskap.